Een paar simpele stappen om ervoor te zorgen dat je in heel weinig tijd je gehele mail checkt en alles voor elkaar krijgt.
Neem twee e-mailadressen
1. Neem een apart to-do e-mailadres. Noem het jenaam2do@gmail.com
2. Stuur alles wat je wilt doen in 1 subject lijn als mailtje naar dit adres, bijv. 'mijn oom bellen'
Dit 2do-adres wordt jouw machine. Die zorgt er systematisch voor dat je alles gedaan krijgt.
Jouw eigen e-mailadres en jouw hoofd moeten helemaal leeg zijn.
Eigen mailadres leegmaken
1. Ga naar je eigen e-mailadres en bekijk en beantwoord alle mailtjes van de afgelopen drie dagen, of die nog actueel zijn. Dit kan best even duren. Loop een stukje terug de tijd in en kijk of er nog belangrijke dingen openstaan. Neem er de tijd voor, want straks ben je er definitief vanaf !
2. Archiveer alle mailtjes (joepie!)
PS: Archiveren houdt in dat alle mails bewaard blijven, maar niet direct in het zicht blijven.
Je hebt nu een lege mailbox op je eigen adres en je hebt een 2do adres.
Nu moeten we je hoofd nog leeg maken.
De I-phone koppelen aan 2-do adres
Waarom krijg ik onder de douche altijd mijn beste ideeen?
Koppel op je I-phone je notitie-app aan je 2do-email adres.
Dit doe je bij Instellingen -> scroll naar beneden Notities -> E-mail invoeren
Iedere notitie die je maakt wordt als subject automatisch naar je 2do-email adres gestuurd.
Aangezien je altijd je mobiele telefoon bij je hebt, kun je overal makkelijk aantekeningen maken.
Ieder idee schrijf je op in de notities of mail je direct naar je 2do adres.
Je hoofd is leeg.
Google Calender (eventueel handig)
Ik heb mijn hele fysieke agenda overgetypt in de online Calender, zodat ik deze vanaf mijn telefoon en overal met internet kan bekijken. Het voordeel is dat je een personal assistent in een later stadium kunt vragen je agenda-afspraken te beheren. Je kunt je tour-data als muzikant automatisch linken naar je website (zie www.wimdenherder.nl ). Je kunt ook vanuit de Calender notificaties laten sturen per SMS (blijkt gratis)
De dagelijkse routine voor je eigen e-mailadres (bijv. om 8u in de ochtend)
1. Ga naar je eigen e-mailadres en antwoord alle mailtjes
2. Doe alles meteen
3. Als je iets moet doen dat niet op dat moment kan, stuur het dan als subject door naar je 2do adres
4. Archiveer alle behandelde mailtjes totdat je mailbox helemaal leeg is
(5. je kunt besluiten je uit te schrijven voor alle nieuwsbrieven en notificaties van websites. Je zult versteld staan hoeveel ruimte er dan ontstaat)
De dagelijkse routine voor je 2do e-mailadres
Nu doe ik wat ik zeg dat ik ga doen en het kost me maar 20 minuten per dag
Dagelijkse routine is het doorlezen van al je 2do mailtjes.
Welke zijn het belangrijkst? Begin daarmee.
Na het afronden van een taak kun je het e-mailtje deleten (joepie!)
Als je een taak deze week af moet ronden, dan helpt het enorm als je jezelf een dag toewijst waarop het moet gebeuren. Je kunt een lable aanmaken dd-mm-jjjj
Tenslotte heb je nog de vrije ideeen, die niet direct uit te voeren zijn. Deze geef je het lable vrije ideeen en deze bekijk je in een maandelijkse review. Je kunt deze mailtjes nu archiveren en later terugzien door op het lable vrije geluiden te kijken.
Thuis wil je je 2do adres zo leeg maken en verder
in je productieve leven wil je hem juist zo gevuld mogelijk krijgen.
Maandelijkse Review (eventueel)
Zet in je Google Calender een vast moment neer, een vaste dag per maand.
Bekijk de mailtjes met lable Vrije Ideeen en kijk of je er concrete doelen van kunt maken.
Een concreet doel is specifiek, positief en onmiddelijk uit te voeren.
Succes ! :)
Neem twee e-mailadressen
1. Neem een apart to-do e-mailadres. Noem het jenaam2do@gmail.com
2. Stuur alles wat je wilt doen in 1 subject lijn als mailtje naar dit adres, bijv. 'mijn oom bellen'
Dit 2do-adres wordt jouw machine. Die zorgt er systematisch voor dat je alles gedaan krijgt.
Jouw eigen e-mailadres en jouw hoofd moeten helemaal leeg zijn.
Eigen mailadres leegmaken
1. Ga naar je eigen e-mailadres en bekijk en beantwoord alle mailtjes van de afgelopen drie dagen, of die nog actueel zijn. Dit kan best even duren. Loop een stukje terug de tijd in en kijk of er nog belangrijke dingen openstaan. Neem er de tijd voor, want straks ben je er definitief vanaf !
2. Archiveer alle mailtjes (joepie!)
PS: Archiveren houdt in dat alle mails bewaard blijven, maar niet direct in het zicht blijven.
Je hebt nu een lege mailbox op je eigen adres en je hebt een 2do adres.
Nu moeten we je hoofd nog leeg maken.
De I-phone koppelen aan 2-do adres
Waarom krijg ik onder de douche altijd mijn beste ideeen?
Koppel op je I-phone je notitie-app aan je 2do-email adres.
Dit doe je bij Instellingen -> scroll naar beneden Notities -> E-mail invoeren
Iedere notitie die je maakt wordt als subject automatisch naar je 2do-email adres gestuurd.
Aangezien je altijd je mobiele telefoon bij je hebt, kun je overal makkelijk aantekeningen maken.
Ieder idee schrijf je op in de notities of mail je direct naar je 2do adres.
Je hoofd is leeg.
Google Calender (eventueel handig)
Ik heb mijn hele fysieke agenda overgetypt in de online Calender, zodat ik deze vanaf mijn telefoon en overal met internet kan bekijken. Het voordeel is dat je een personal assistent in een later stadium kunt vragen je agenda-afspraken te beheren. Je kunt je tour-data als muzikant automatisch linken naar je website (zie www.wimdenherder.nl ). Je kunt ook vanuit de Calender notificaties laten sturen per SMS (blijkt gratis)
De dagelijkse routine voor je eigen e-mailadres (bijv. om 8u in de ochtend)
1. Ga naar je eigen e-mailadres en antwoord alle mailtjes
2. Doe alles meteen
3. Als je iets moet doen dat niet op dat moment kan, stuur het dan als subject door naar je 2do adres
4. Archiveer alle behandelde mailtjes totdat je mailbox helemaal leeg is
(5. je kunt besluiten je uit te schrijven voor alle nieuwsbrieven en notificaties van websites. Je zult versteld staan hoeveel ruimte er dan ontstaat)
De dagelijkse routine voor je 2do e-mailadres
Nu doe ik wat ik zeg dat ik ga doen en het kost me maar 20 minuten per dag
Dagelijkse routine is het doorlezen van al je 2do mailtjes.
Welke zijn het belangrijkst? Begin daarmee.
Na het afronden van een taak kun je het e-mailtje deleten (joepie!)
Als je een taak deze week af moet ronden, dan helpt het enorm als je jezelf een dag toewijst waarop het moet gebeuren. Je kunt een lable aanmaken dd-mm-jjjj
Tenslotte heb je nog de vrije ideeen, die niet direct uit te voeren zijn. Deze geef je het lable vrije ideeen en deze bekijk je in een maandelijkse review. Je kunt deze mailtjes nu archiveren en later terugzien door op het lable vrije geluiden te kijken.
Thuis wil je je 2do adres zo leeg maken en verder
in je productieve leven wil je hem juist zo gevuld mogelijk krijgen.
Maandelijkse Review (eventueel)
Zet in je Google Calender een vast moment neer, een vaste dag per maand.
Bekijk de mailtjes met lable Vrije Ideeen en kijk of je er concrete doelen van kunt maken.
Een concreet doel is specifiek, positief en onmiddelijk uit te voeren.
Succes ! :)
